MENGENAL LEBIH JAUH TENTANG ARSIP


Meski bernaung di instansi yang sama (baca: Kantor Perpustakaan dan Arsip). namun sepertinya tidak banyak masyarakat yang tahu mengenai arsip dan mengapa keberadaan arsip sangatlah penting, utamanya bagi suatu negara.

Itulah sebabnya, pada edisi April 2013 ini, Link Go ingin mengulas lebih jauh seputar arsip. Apa itu arsip? Apa bedanya dengan Kearsipan? Dan manfaat apa yang bisa masyarakat dapatkan dengan keberadaan kantor Arsip di Kota Probolinggo?

Tanpa membuang waktu, Kamis (26/4) kemarin, Link Go bertandang ke Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Probolinggo yang terletak di Jalan Letjen Sutoyo No. 3. Di Kantor Arsip tersebut, kami langsung disambut dengan ramah oleh Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Probolinggo, Dra. Sri Peni, MM. Kami pun langsung mengutarakan maksud kedatangan kami kepada beliau. Tapi rupanya, hari itu kami kurang beruntung: Fajar, staf yang tahu banyak mengenai hal-hal teknis kearsipan, sedang di luar kota dan kondisi Depo (ruangan arsip, red) sedang difumigasi sehingga kami tidak bisa dimasuki. Fajar yang kami maksud adalah Nur Fajari, S.Pd., Kasi Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan dan Arsip.

“Kalau untuk hal-hal yang pertanyaannya lebih bersifat teknis mending ke Pak Fajar. Pak Fajar sekarang sedang tugas keluar kota. Kembali besok. Jadi bisa wawancara langsung dengan belau. Biar keterangan yang diberikan nantinya lebih detail. Bisa lebih jelas,” ujar Peni, panggilan Sri Peni, menyarankan kami kembali keesoakan hari. Tentunya setelah membuat janji dengan Fajar.

Praktis dari kunjungan kami yang singkat pagi itu, hanya kami isi dengan obrolan seputar harapan Sri Peni terhadap kantor arsip yang saat ini dipimpinnya dan melihat-lihat Depo dari luar.

“Pemkot ada komitmen untuk mengembangkan kearsiapan. Sehingga kami bisa lebih maksimal dalam menangani, memberikan pemahaman dan sosialisasi bahwa arsip sangat penting dan vital sifatnya bagi (sejarah, red.) Kota Probolinggo,” harap Peni.

Bisa dibilang kami sependapat dengan Peni. Kondisi Kantor Arsip rasanya memang kurang representatif jika dibandingkan dengan kondisi kantor kelurahan (Kelurahan Tisnonegaran, red.) yang ada di sampingnya. Tak ada pendingin ruangan. Tak ada peralatan pemadam kebakaran. Bahkan pengamanan yang ada pun terkesan minimalis. Padahal kita tahu, bahwasannya gedung tersebut menyimpan arsip-arsip penting terkait dengan berdirinya Kota Probolinggo

 

BERTEMU SANG ARSIPARIS

Keesokan harinya (27/4), selepas sholat Jum’at, sebagaimana waktu yang dijanjikan, kami kembali lagi ke tempat tersebut. Kondisi ruangan masih sepi, namun rupanya Fajar sudah menanti kehadiran kami dengan wajah yang sumringah, seakan kami ini adalah tamu yang penting yang sejak lama sudah ditunggu-tunggu kehadirannya. Di ruangannya, di ruangan seluas 3×3 meter persegi, ruangan yang menjadi satu dengan ruangan para stafnya itulah obrolan kami mengenai arsip dimulai.

“Menurut undang-undang kearsipan, yakni UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara,” jelas Fajar kepada Link Go saat kami mengawali wawancara kami siang itu dengan bertanya apa pengertian arsip dan bedanya dengan kearsipan.

“Kalau kearsiapan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip,” imbuhnya.

UU No. 43 Tahun 2009, Fajar melanjutkan penjelasannya, tentang Kearsipan adalah undang-undang pembaharu dari undang-undang kearsipan yang lama, yakni UU No. 7 Tahun 1971.

Dengan kata lain, kearsipan adalah suatu file yang disusun secara logis dan sistematis, berdasarkan filling system yang digunakan dan disesuaikan dengan jenis, tipe dan kegunaan berkas. Naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan-badan pemerintah maupun swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Dengan kata lain, naskah yang tercipta sebagai akibat pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi dalam mencapai tujuan. (sumber: blog Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Probolinggo)

“Arsip sendiri, secara umum, dibadakan menjadi tiga. Arsip aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi. Arsip inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Dan arsip statis, yaitu arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna sejarah dan permanen yang diverivikasi langsung oleh ANRI (Arsip Negara Republik Indonesia),” jelas pria yang sudah bekerja di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Probolinggo ini sejak Juli 2012.

Mengapa arsip penting bagi negara?

“Berkaitan dengan sifat arsip. Arsip yang bersifat vital, tak dapat diperbaruhi dan mengandung nilai kesejarahan, tentunya sangat penting bagi negara. Sebagai identitas dan jati diri bangsa, sebagai memori, sebagai acuan penentu kebijakan kedepan, dan tentunya juga dapat menjadi bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara,” jelas Fajar saat menjawab pertanyaan kami berikutnya, mengapa arsip penting bagi negara.

“Itu tugas ANRI yang menentukan,” imbuhnya. “Sedang tugas Kantor Arsip sendiri adalah mengumpulkan, menyusun, menyelidiki/meneliti dan mengolah serta memelihara bahan guna yang bermanfaat. Pada dasarnya Kantor Arsip ini seperti tempat penitipan. Tapi tempat penitipan dokumen,” canda pria kelahiran 11 Maret 77 ini.

Kami pun tak lupa untuk menanyakan pertanyaan mendasar kami: Apa beda yang paling mendasar antara perpustakaan dan Depo? Bagaimana juga pengelolaannya? Apakah arsip-arsip tersebut boleh dipinjam, sama seperti dengan buku-buku yang ada di perpustakaan?

“Kalau perpustakaan itu diadakan. Ia sengaja diciptakan untuk dikonsumsi oleh masyarakat. Tapi kalau kantor arsip (Depo, red) itu tercipta dengan sendirinya. Terkait dengan aktivitas manusia semasa hidupnya. Termasuk, lembaga atau instansi,” Fajar mencoba mengurai dan menjelaskan satu per satu dari sederet pertanyaan kami tersebut.

“Tentang pengelolaannya tadi sudah sempat sedikit saya singgung. Jadi arsip mentah yang kami dapatkan dari pencipta arsip, kami lakukan pemilahan. Antara bahan arsip dan non arsip. Yang bahan arsip kami kode dan kami simpan, sedangkan yang non arsip dimusnahkan,” ujar pria murah senyum ini melanjutkan penjelasannya.

“Pada prinsipnya Kantor Arsip adalah tempat penitipan,” candanya lagi. “Jadi boleh saja dipinjam. Tapi, memang ada aturan yang harus diikuti. Seperti mengisi form peminjaman arsip. Untuk arsip yang sifatnya sejarah dan terbuka boleh langsung dipinjam, sedangkan untuk arsip yang berkaitan dengan pencipta arsip tentunya harus disertai dengan ijin terlebih dahulu kepada pencipta arsip. Arsip asli juga tidak boleh dibawa pulang. Kami menyediakan layanan foto copy yang untuk sementara waktu ini memang tidak ada biaya untuk penggandaannya.”

“Biasanya, kebanyakan mahasiswa yang sedang melaksanakan penelitian yang terlihat aktif sekali dalam memanfaatkan depo yang kami miliki. Jadi intinya, tidak ada syarat khusus, tinggal mengisi form peminjaman,” imbuh Fajar sekaligus menegaskan kembali bahwasannya tidak ada persyaratan khusus bagi siapa saja, masyarakat yang ingin menggunakan fasilitas Kantor Arsip.

Dari Fajar kami juga mengetahui bahwasannya seseorang yang bertugas “merawat” arsip disebut Arsiparis. Dan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Probolinggo sendiri hanya memiliki seorang Arsiparis, Ikhwan, dan dirinya sebagai koordinator. Tentunya, soal jumlah tenaga arsiparis ini masih dinilai teramat kurang oleh Fajar.

Apakah sulit menjadi seorang arsiparis? Dan apa saja syaratnya?

“Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Secara standar, Arsiparis biasanya memiliki ijasa D3/S1 di bidang Kearsipan. Atau D3/S1 umum tetapi dengan mengikuti diklat penciptaan arsiparis. Saya rasa tidak sulit tapi memang dibutuhkan ketelatenan.” jawab pria yang tinggal di daerah Tisnonegaran ini.

 

 

Seiring perkembangan jaman, Fajar pun sadar bahwa ada tantangan baru yang harus dihadapi oleh Kantor Arsip Kota Probolinggo, yakni pemanfaatan IT dalam mempermudah mengolah dokumen secara efektif dan efisien, baik dalam penyimpanan, pengolahan, pendistribusian dan perawatan.

“Kami memang berharap bahwa ke depan kami bisa menggunakan komputerisasi untuk proses dan penanganan arsip. Menggunakan Electronic Filing System atau sistem pengarsipan elektronik sehingga dapat mempermudah kami, para petugas di lapangan, untuk mengolah arsip. Terutama untuk melakukan proses pencarian data. Untuk bisa tersambung juga dengan ANRI dan badan-badan arsip lainnya di seluruh Indonesia. Sehingga bisa memberikan pelayanan yang lebih kepada masyarakat. Tapi kami tidak ingin muluk-muluk dulu. Untuk sementara, menurut saya, rasanya yang harus diperbaiki gedung ini dulu” harap Fajar sambil memandang kantornya. “Harus representatif. Karena apa? Karena kalau di kantor-kantor lainnya mengalami kebakaran misalnya, mereka nggak perlu seberapa akan banyak arsip-arsip atau dokumen yang hilang karena ada kami, Kantor Arsip. Tapi kalau kami yang mengalami kebakaran…” Fajar berhenti, tak melanjutkan kata-katanya. Ia membiarkan kami sibuk dengan pikiran kami masing-masing, sekiranya apa yang akan terjadi jika dokumen-dokumen tersebut habis dilahap api. (tby)

 

(mas agus… tolong data dibawah dibutkan tabelnya)

 

 

 

 

 

 

 

 

Khazanah Arsip 2012

Arsip Statis

Tekstual / kertas       : 1953 berkas
Film                       : 10
Foto                        : 39 Album + 176 lembar
Video                      : –
Rekaman Suara / Kaset        : 41
Peta / Kearsitekturan  : 46
Elektronik                         : –

 

Arsip In Aktif

Tekstual                  : 8923 berkas
Film                       : –
Foto                        : 542 lembar
Video                      : –
Rekaman Suara / Kaset        : –
Peta / Kearsitekturan  : –
Elektronik                         : –

 

Layanan pengguna Arsip Tahun 2012
Jumlah pengunjung dan peminjam: 12 orang

Perlengkapan kearsiaan.

Roll O pact     : 3
Rak Arsip       : 22
Filling Cabinet : 2
Box Arsip       : 1.320 boks

Dari 40 SKPD Cuma 37 SKPD yang telah merepkan arsip secara baku. 3 SKPD yang tidak menerapkan arsip secara baku, adalah:

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: